काम में बदलाव को लिखित रूप कैसे दूँ?

बदलाव की टिप्पणी के पाँच हिस्से

बदलाव की टिप्पणी अतिरिक्त काम शुरू होने से पहले भेजा गया एक बदलाव का छोटा संदेश है। वह पूरे काम को दोहराती नहीं। बताती है कि क्या अलग है और किस समझौते को बदल रही है।

ये पाँच हिस्से इस क्रम में पर्याप्त हैं:

1. बताएँ कि क्या बदल रहा है. सरल शब्दों में लिखें कि कौन सा काम जोड़ा या हटाया जाएगा और कहाँ।
2. राशि लिखें. अतिरिक्त लागत या कटौती अंक में लिखें और बताएँ कि कर अलग है या नहीं।
3. बताएँ कि तारीखें कैसे बदलेंगी. नई समाप्ति तारीख लिखें या बताएँ कि तारीख नहीं बदलेगी।
4. पहला समझौता बताएँ. बताएँ कि किस समझौते में बदलाव है: सहमति की तारीख या TrustChain पर हो तो उसकी रिकॉर्ड ID।
5. शुरू करने से पहले हाँ माँगें. आखिर में ग्राहक से जवाब में हाँ कहने की पंक्ति लिखें। भेजें और हाँ आने के बाद ही अतिरिक्त काम शुरू करें।

कॉपी करने योग्य बदलाव की टिप्पणी

नवीनीकरण के काम के नमूने का "Changes" हिस्सा कहता है कि अतिरिक्त काम का पहले भाव दिया जाता है और ग्राहक की लिखित पुष्टि के बाद ही काम शुरू होता है। हर बदलाव अलग टिप्पणी में लिखा जाता है, मूल पाठ नहीं बदला जाता। यह वही टिप्पणी है, संदेश या ईमेल से भेजने के लिए तैयार। हर कोष्ठक भरें।

"हमारे [DATE OF THE FIRST AGREEMENT] के समझौते में बदलाव: [WHAT IS ADDED OR REMOVED]। इसकी राशि [EXTRA COST OR CREDIT] [PLUS TAX / TAX INCLUDED] है और समाप्ति की तारीख [OLD FINISH DATE] से [NEW FINISH DATE] होगी। बाकी सब पहले की सहमति जैसा रहेगा। जवाब में हाँ लिखें, फिर काम शुरू होगा।"

बाथरूम के काम के लिए भरा उदाहरण: "हमारे 2 जून के समझौते में बदलाव: दूसरा बाथरूम पंखा जोड़ना और वैनिटी के पास वाला सॉकेट खिसकाना। इसकी कीमत $340 और कर अलग है। समाप्ति की तारीख शुक्रवार 12 जून से सोमवार 15 जून होगी। बाकी सब पहले की सहमति जैसा रहेगा। जवाब में हाँ लिखें, फिर काम शुरू होगा।"

बदलाव से काम कम हो तो कटौती की राशि भी अंक में लिखें, ताकि आखिरी बिल में बहस की बात न रहे। फ़्रीलांस काम के लिए यही टिप्पणी है: नई चीज़ या संशोधन का अतिरिक्त दौर, उसकी कीमत और सौंपने की तारीख पर उसका असर लिखें।

• छोटे नवीनीकरण या मरम्मत के काम का समझौता: वह नमूना जिससे यह टिप्पणी ली गई है, उसके "Changes" हिस्से के साथ

बदलाव मौके पर या फ़ोन पर तय हो

कई बदलाव कमरे में खड़े-खड़े या कॉल पर तय होते हैं। इसमें कोई दिक्कत नहीं, बस बाद में टिप्पणी भेजें। उसी दिन, आप दोनों के इस्तेमाल किए शब्दों में भेजें और जवाब माँगें।

ग्राहक टिप्पणी ठीक करे तो संशोधित संस्करण ही बदलाव है। वह हाँ कहे तो बदलाव लिखित में है। कुछ न कहे तो भी आपकी समझ की तारीख वाली टिप्पणी है, जो याददाश्त से बेहतर है। लेकिन काम शुरू करने से पहले फिर पूछें।

हाँ आने तक अतिरिक्त काम रोकें। पहले शुरू करने से ही एहसान बिना भुगतान वाला अतिरिक्त काम बन जाता है।

मूल पाठ कभी न बदलें

पहला समझौता न बदलें, उसे साफ करने के लिए भी नहीं। मूल बदलने पर उसके दो संस्करण हो जाते हैं और कोई नहीं दिखा सकता कि दोनों किस पर सहमत थे। उसे ठीक वैसा रखें और हर बदलाव अलग तारीख वाली टिप्पणी में जोड़ें।

टिप्पणियों को क्रम से संख्या दें: बदलाव 1, बदलाव 2। उन्हें पहले समझौते के साथ उसी बातचीत या फ़ोल्डर में रखें, ताकि पूरा काम क्रम में पढ़ा जाए: पहले तय बात, फिर हर बदलाव और उसके साथ मिली हाँ।

आखिर में अंतिम बिल पहले समझौते और बदलावों का जोड़ है और हर अतिरिक्त पंक्ति एक टिप्पणी की ओर इशारा करती है।

TrustChain पर कैसे करें

TrustChain में हस्ताक्षरित समझौता बदलने का बटन नहीं है और समझौता बन जाने के बाद पाठ नहीं बदला जा सकता। बदलाव अपने आप में नया छोटा समझौता है। पहला ठीक वैसा रहता है जैसा आप दोनों ने हस्ताक्षर किया था।

शीर्षक में बात साफ करें, जैसे "रसोई के काम में बदलाव 1"। काम के दायरे में पहले समझौते की रिकॉर्ड ID से शुरू करें। यह सार्वजनिक लिंक के अंत और प्रमाणपत्र पर दिया 8 अक्षरों का कोड है। फिर पाँच हिस्से लिखें। उसी व्यक्ति को आमंत्रित करें। Sumsub की पहचान जाँच के बाद दोनों पहले की तरह हस्ताक्षर करते हैं। दोनों के हस्ताक्षर के बाद इसका अलग सार्वजनिक लिंक मिलता है।

ऐप में दोनों रिकॉर्ड आपस में जुड़े नहीं हैं। बदलाव में लिखी रिकॉर्ड ID उन्हें जोड़ती है, ताकि दोनों रिकॉर्ड रखने वाला देख सके कि बदलाव किस समझौते का है। पहला समझौता एंकर किया था तो हर बदलाव भी उसी तरह एंकर कर सकते हैं। इससे काम के हर रिकॉर्ड का Polygon पर अपना तारीख वाला फ़िंगरप्रिंट होता है। Free में हर एंकर सशुल्क अतिरिक्त सुविधा है। हर बदलाव उस महीने आपकी योजना का एक समझौता गिना जाता है।