Wie halte ich eine Auftragsänderung schriftlich fest?

Die fünf Teile einer Änderungsnotiz

Eine Änderungsnotiz ist eine kurze Nachricht zu einer Änderung, gesendet vor Beginn der Zusatzarbeit. Sie wiederholt nicht den ganzen Auftrag. Sie nennt den Unterschied und verweist auf die geänderte Vereinbarung.

Fünf Teile genügen, in dieser Reihenfolge:

1. Änderung benennen. Schreiben Sie in klaren Worten auf, welche Arbeit wo dazukommt oder entfällt.
2. Betrag nennen. Schreiben Sie Mehrkosten oder Gutschrift als Zahl auf und nennen Sie zusätzliche Steuern.
3. Terminverschiebung nennen. Schreiben Sie den neuen Endtermin auf oder erklären Sie, dass er gleich bleibt.
4. Erste Vereinbarung benennen. Nennen Sie die betroffene Vereinbarung mit Datum oder der Aufzeichnungs-ID auf TrustChain.
5. Vor Beginn um Zustimmung bitten. Bitten Sie am Ende um ein Ja als Antwort. Senden Sie die Notiz und beginnen Sie das Extra erst nach dem Ja.

Änderungsnotiz zum Kopieren

Der Abschnitt Changes der Renovierungsvorlage sagt, dass Extras zuerst angeboten werden und erst nach schriftlicher Kundenbestätigung beginnen. Jede Änderung kommt in eine eigene Notiz. Der ursprüngliche Text bleibt unverändert. Diese Notiz können Sie als Nachricht oder E-Mail senden. Füllen Sie jedes Klammerfeld aus.

„Änderung unserer Vereinbarung vom [DATE OF THE FIRST AGREEMENT]: [WHAT IS ADDED OR REMOVED]. Das ergibt [EXTRA COST OR CREDIT] [PLUS TAX / TAX INCLUDED]. Der Endtermin verschiebt sich von [OLD FINISH DATE] auf [NEW FINISH DATE]. Alles andere bleibt wie vereinbart. Antworten Sie mit Ja, dann beginne ich.“

Ausgefüllt für ein Badezimmer: „Änderung unserer Vereinbarung vom 2. Juni: einen zweiten Badlüfter ergänzen und die Steckdose neben den Waschtisch verlegen. Das kostet $340 zuzüglich Steuern. Der Endtermin verschiebt sich von Freitag, 12. Juni, auf Montag, 15. Juni. Alles andere bleibt wie vereinbart. Antworten Sie mit Ja, dann beginne ich.“

Entfällt Arbeit, schreiben Sie auch die Gutschrift als Zahl auf. So bleibt auf der Schlussrechnung nichts unklar. Für freie Arbeit gilt dieselbe Notiz: neue Leistung oder zusätzliche Korrekturrunde, Preis und Lieferterminverschiebung nennen.

• Vereinbarung für kleine Renovierungen oder Reparaturen: die zugehörige Vorlage mit ihrem Abschnitt Changes

Wenn Änderungen vor Ort oder telefonisch vereinbart werden

Viele Änderungen werden im Raum stehend oder im Gespräch vereinbart. Das ist in Ordnung, wenn danach eine Notiz folgt. Senden Sie sie am selben Tag mit den gemeinsam verwendeten Worten und bitten Sie um Antwort.

Korrigiert der Kunde die Notiz, ist die korrigierte Fassung die Änderung. Antwortet er Ja, haben Sie sie schriftlich. Schweigt er, bleibt zumindest eine datierte Notiz Ihres Verständnisses, besser als Erinnerung. Fragen Sie aber vor Beginn erneut.

Warten Sie mit der Zusatzarbeit auf das Ja. Wer zuerst beginnt, macht aus einem Gefallen leicht ein unbezahltes Extra.

Das Original niemals bearbeiten

Ändern Sie die erste Vereinbarung nicht, auch nicht zur sprachlichen Verbesserung. Sonst gibt es zwei Versionen und niemand kann zeigen, welche beide akzeptiert hatten. Lassen Sie sie unverändert und ergänzen Sie jede Änderung als eigene datierte Notiz.

Nummerieren Sie die Notizen: Änderung 1, Änderung 2. Behalten Sie sie mit der ersten Vereinbarung im selben Verlauf oder Ordner. So liest sich der Auftrag in Reihenfolge: ursprüngliche Abrede, jede Änderung und das zugehörige Ja.

Die Schlussrechnung besteht dann aus erster Vereinbarung plus Änderungen. Jede Zusatzzeile verweist auf eine Notiz.

So geht es auf TrustChain

TrustChain hat keine Schaltfläche zum Ändern unterschriebener Vereinbarungen. Ihr Text steht ab Erstellung fest. Eine Änderung ist eine neue eigene kurze Vereinbarung. Die erste bleibt genau in der unterschriebenen Fassung.

Wählen Sie einen passenden Titel, etwa „Änderung 1 zum Küchenauftrag“. Beginnen Sie im Leistungsumfang mit der Aufzeichnungs-ID der ersten Vereinbarung, dem 8-stelligen Code am Ende ihres öffentlichen Links und auf der Bescheinigung. Schreiben Sie dann die fünf Teile auf. Laden Sie dieselbe Person ein. Beide unterschreiben nach einer Sumsub-Identitätsprüfung wie zuvor. Nach beiden Signaturen erhält die Änderung ihren eigenen öffentlichen Link.

Die beiden Aufzeichnungen sind in der App nicht verknüpft. Die in die Änderung geschriebene Aufzeichnungs-ID verbindet sie. Wer beide hat, sieht die Zuordnung. Haben Sie die erste verankert, können Sie jede Änderung ebenso verankern. Damit hat jede Aufzeichnung des Auftrags einen eigenen datierten Polygon-Fingerabdruck. Bei Free kostet jede Verankerung extra. Jede Änderung zählt als eine Vereinbarung im monatlichen Tarifkontingent.