Come metto per iscritto una modifica ai lavori?

Le cinque parti di una nota di modifica

Una nota di modifica è un breve messaggio su una variazione, inviato prima dei lavori extra. Non ripete tutto il lavoro. Dice cosa cambia e rimanda all’accordo modificato.

Bastano cinque parti, in questo ordine:

1. Dire cosa cambia. Scriva i lavori aggiunti o eliminati in parole semplici e dove si trovano.
2. Indicare un importo. Scriva costo aggiuntivo o credito in cifre e specifichi se le imposte sono escluse.
3. Dire come cambiano le date. Scriva la nuova data di fine o specifichi che non cambia.
4. Identificare il primo accordo. Indichi quale accordo cambia: data dell’intesa o ID della registrazione se è su TrustChain.
5. Chiedere un sì prima di iniziare. Concluda chiedendo al cliente di rispondere sì. Invii e inizi i lavori extra solo dopo la conferma.

Una nota di modifica da copiare

La sezione «Changes» del modello di ristrutturazione dice che gli extra hanno prima un preventivo e iniziano solo dopo conferma scritta del cliente, e che ogni modifica è una nota separata senza modificare il testo originale. Ecco quella nota, pronta da inviare per messaggio o e-mail. Compili ogni parentesi.

«Modifica al nostro accordo del [DATE OF THE FIRST AGREEMENT]: [WHAT IS ADDED OR REMOVED]. L’importo è [EXTRA COST OR CREDIT] [PLUS TAX / TAX INCLUDED] e la fine passa da [OLD FINISH DATE] a [NEW FINISH DATE]. Tutto il resto resta come concordato. Risponda sì e inizierò.»

Compilata per un bagno: «Modifica al nostro accordo del 2 giugno: aggiungere una seconda ventola e spostare la presa accanto al mobile lavabo. L’importo è 340 $ più imposte e la fine passa da venerdì 12 giugno a lunedì 15 giugno. Tutto il resto resta come concordato. Risponda sì e inizierò.»

Se la modifica elimina lavori, scriva anche il credito in cifre, così non resta nulla da discutere in fattura. Per il lavoro freelance è la stessa nota: indichi nuovo elemento o revisione aggiuntiva, prezzo ed effetto sulla consegna.

• Accordo per piccoli lavori di ristrutturazione o riparazione: il modello da cui deriva questa nota, con la sezione «Changes»

Quando la modifica è concordata sul posto o al telefono

Molte modifiche si concordano nella stanza o in chiamata. Va bene, purché segua una nota. La invii lo stesso giorno con le parole usate da entrambi e chieda una risposta.

Se il cliente corregge la nota, la versione corretta è la modifica. Se risponde sì, la modifica è scritta. Se tace, resta una nota datata di quanto ha capito, meglio di un ricordo, ma chieda ancora prima di iniziare.

Aspetti la conferma prima degli extra. Iniziare prima trasforma un favore in lavoro aggiuntivo non pagato.

Non modificare mai l’originale

Non cambi il primo accordo, nemmeno per riordinarlo. Modificare l’originale crea due versioni e nessuno può mostrare quale sia stata accettata da entrambi. Lo lasci com’era e aggiunga ogni modifica come nota datata separata.

Numeri le note: modifica 1, modifica 2. Le conservi con il primo accordo nella stessa conversazione o cartella, così tutto si legge in ordine: prima l’intesa iniziale, poi ogni modifica e la relativa conferma.

Alla fine, la fattura è il primo accordo più le modifiche e ogni riga extra rimanda a una nota.

Come farlo su TrustChain

TrustChain non ha un pulsante per modificare un accordo firmato e il testo non può essere cambiato dopo la creazione. Una modifica è un nuovo accordo breve separato, mentre il primo resta esattamente come firmato da entrambe le parti.

Scelga un titolo chiaro, ad esempio «Modifica 1 ai lavori della cucina». In Ambito dei lavori inizi con l’ID della prima registrazione, il codice di 8 caratteri alla fine del link pubblico e sul certificato, poi scriva le cinque parti. Inviti la stessa persona. Entrambe le parti firmano allo stesso modo, ciascuna dopo la verifica dell’identità Sumsub, e il nuovo accordo riceve un link pubblico dopo entrambe le firme.

Le due registrazioni non sono collegate nell’app. L’ID scritto nella modifica le unisce, così chi le ha entrambe può vedere a quale accordo appartiene. Se ha ancorato il primo accordo, può ancorare ogni modifica allo stesso modo, per dare a ogni registrazione dei lavori la propria impronta datata su Polygon. Nel Gratuito ogni ancoraggio è un extra a pagamento. Ogni modifica conta come un accordo nel piano di quel mese.