仕事の変更を書面に残すには？

変更メモの5項目

変更メモは追加作業前に送る、1つの変更の短い連絡です。仕事全体を繰り返す必要はなく、違いと対象の合意を示します。

この順で5項目を書きます。

1. 変更内容を書く. 追加・削除する仕事と場所を、平易に書きます。
2. 金額を書く. 追加料金か減額を数字で書き、税別かを示します。
3. 日程への影響を書く. 新しい完了日、または日程に変更がないことを書きます。
4. 元の合意を特定. 合意日、TrustChain なら記録 ID で対象を示します。
5. 着手前に同意を頼む. 最後に同意の返信を求める1行を書き、送ります。承諾が来てから追加作業を始めてください。

コピーできる変更メモ

改修テンプレートの「変更」欄は、追加を先に見積もり、書面確認後に始め、元の本文を編集せず変更ごとに別のメモを残すと定めています。次はメッセージやメールで送れるメモです。すべての括弧を埋めてください。

「[DATE OF THE FIRST AGREEMENT] の合意の変更：[WHAT IS ADDED OR REMOVED]。料金は [EXTRA COST OR CREDIT] [PLUS TAX / TAX INCLUDED]、完了日は [OLD FINISH DATE] から [NEW FINISH DATE] に変わります。他は合意どおりです。同意と返信いただいたら着手します。」

浴室の例：「6月2日の合意の変更：2台目の換気扇を追加し、洗面台横のコンセントを移設。料金は $340＋税、完了日は6月12日金曜から6月15日月曜に変わります。他は合意どおりです。同意と返信いただいたら着手します。」

作業を減らす変更でも減額を数字で書き、最終請求に争点を残さないようにします。フリーランスも同様に、新項目や追加修正回数、料金、納品日への影響を書きます。

• 小規模な改修・修理の合意書: このメモの元になった「変更」欄付きテンプレート

現場や電話で合意した場合

現場や通話での変更はよくあります。後でメモを残せば問題ありません。当日中に、話した言葉で送り、返信を求めてください。

依頼主が訂正したら、訂正版が変更内容です。同意の返信なら書面の変更になります。無返信でも自分の理解の日付付き記録は残り、記憶より良いものですが、着手前にもう一度聞いてください。

同意が来るまで追加作業を待ちます。先に始めると、好意が未払いの追加作業になります。

原本を編集しない

整理のためでも最初の合意を変えないでください。編集すれば2つの版ができ、どちらに双方が同意したか示せません。そのまま保ち、変更ごとに日付付きメモを加えます。

変更1、変更2と番号を振り、元の合意と同じ会話やフォルダーに保管します。最初の合意、各変更、承諾の順に仕事全体を追えるようにします。

最後の請求は元の合意と変更の合計になり、追加の各行がメモに対応します。

TrustChain での方法

TrustChain に署名済み合意の変更ボタンはなく、本文は作成後に編集できません。変更は独立した短い新規合意とし、最初のものは署名時のまま残します。

「キッチン工事の変更1」など、内容が分かる題名にします。作業範囲の冒頭に、元の公開リンク末尾と証明書にある8文字の記録 ID、その後に5項目を書きます。同じ相手を招待し、双方が Sumsub 確認後に同じ方法で署名すれば、別の公開リンクができます。

アプリ内で2つの記録は自動連結されません。変更に書く記録 ID が結び付きとなり、両方を持つ人が対象を確認できます。元をアンカーしたなら変更も同様にでき、各記録に Polygon 上の日付付きフィンガープリントが付きます。Free ではアンカーは都度有料です。変更ごとにその月の合意書1件分を使います。