¿Cómo dejo un cambio del trabajo por escrito?

Las cinco partes de una nota de cambio

Una nota de cambio es un mensaje breve sobre un cambio, enviado antes de empezar el trabajo adicional. No repite todo el trabajo. Dice qué es distinto y remite al acuerdo que modifica.

Bastan cinco partes, en este orden:

1. Indica qué cambia. Escribe con palabras sencillas qué trabajo se añade o elimina y dónde.
2. Ponle una cifra. Escribe el coste adicional o descuento como una cifra e indica si se añaden impuestos.
3. Indica cómo cambian las fechas. Escribe la nueva fecha de finalización o indica que no cambia.
4. Identifica el primer acuerdo. Di qué acuerdo cambia: la fecha en que lo acordaron o su identificador de registro si está en TrustChain.
5. Pide un sí antes de empezar. Termina con una línea pidiendo al cliente que responda que sí. Envíala y empieza el trabajo adicional solo después de recibir la aceptación.

Una nota de cambio que puedes copiar

La sección de cambios de la plantilla de reformas dice que el trabajo adicional se presupuesta primero y empieza solo después de que el cliente confirme por escrito, y que cada cambio se escribe en una nota independiente sin editar el texto original. Esta es esa nota, lista para enviar por mensaje o correo. Completa todos los campos entre corchetes.

«Cambio de nuestro acuerdo del [DATE OF THE FIRST AGREEMENT]: [WHAT IS ADDED OR REMOVED]. Son [EXTRA COST OR CREDIT] [PLUS TAX / TAX INCLUDED], y la fecha de finalización pasa de [OLD FINISH DATE] a [NEW FINISH DATE]. Todo lo demás sigue como acordamos. Responde que sí y empiezo».

Rellenada para un trabajo de baño: «Cambio de nuestro acuerdo del 2 de junio: añadir un segundo extractor de baño y mover el enchufe junto al lavabo. Son $340 más impuestos, y la fecha de finalización pasa del viernes 12 de junio al lunes 15 de junio. Todo lo demás sigue como acordamos. Responde que sí y empiezo».

Si el cambio elimina trabajo, escribe también el descuento como una cifra para que no quede nada que discutir en la factura final. Para trabajo independiente es la misma nota: indica el nuevo entregable o la ronda adicional de revisión, su precio y cómo cambia la fecha de entrega.

• Acuerdo para pequeñas reformas o reparaciones: la plantilla de la que procede esta nota, con su sección de cambios

Cuando se acuerda el cambio en la obra o por teléfono

Muchos cambios se acuerdan en el lugar o en una llamada. Está bien, siempre que después haya una nota. Envíala ese mismo día con las palabras que ambos usaron y pide una respuesta.

Si el cliente corrige la nota, la versión corregida es el cambio. Si responde que sí, tienes el cambio por escrito. Si no dice nada, aún tienes una nota fechada de lo que entendiste, que es mejor que un recuerdo, pero vuelve a preguntar antes de empezar.

Espera a recibir el sí antes de empezar el trabajo adicional. Empezar primero convierte un favor en un extra sin cobrar.

Nunca edites el original

No cambies el primer acuerdo, ni siquiera para mejorar la redacción. Si editas el original, habrá dos versiones y nadie podrá demostrar cuál aceptaron ambos. Déjalo exactamente como estaba y añade cada cambio como una nota fechada independiente.

Numera las notas a medida que avanzas: cambio 1, cambio 2. Guárdalas con el primer acuerdo, en la misma conversación o carpeta, para leer todo el trabajo en orden: lo acordado al principio, cada cambio y el sí correspondiente.

Al terminar, la factura final es el primer acuerdo más los cambios, y cada línea adicional remite a una nota.

Cómo hacerlo en TrustChain

TrustChain no tiene un botón para cambiar un acuerdo firmado y su texto no puede editarse después de crearlo. Un cambio es un acuerdo nuevo y breve, y el primero permanece exactamente como ambos lo firmaron.

Ponle un título que explique qué es, por ejemplo «Cambio 1 del trabajo de cocina». En Alcance del trabajo, empieza por el identificador del registro del primer acuerdo, el código de 8 caracteres al final de su enlace público y en su certificado, y escribe los cinco puntos. Invita a la misma persona. Ambos firman del mismo modo, cada uno después de una comprobación de identidad de Sumsub, y recibe su propio enlace público cuando los dos hayan firmado.

Los dos registros no están vinculados dentro de la aplicación. El identificador del registro escrito en el cambio los relaciona, para que cualquiera que tenga ambos vea a qué acuerdo pertenece. Si anclaste el primer acuerdo, puedes anclar cada cambio de la misma forma para que cada registro del trabajo tenga su propia huella fechada en Polygon. En Gratis, cada anclaje es un extra de pago. Cada cambio cuenta como un acuerdo de tu plan para ese mes.