Comment mettre une modification des travaux par écrit ?

Les cinq éléments d'une note de changement

Une note de changement est un court message concernant une seule modification, envoyé avant les travaux supplémentaires. Elle ne reprend pas tout le chantier. Elle précise ce qui diffère et renvoie à l'entente modifiée.

Cinq éléments suffisent, dans cet ordre :

1. Précisez ce qui change. Décrivez simplement les travaux ajoutés ou retirés et leur emplacement.
2. Indiquez un montant. Écrivez le coût supplémentaire ou l'avoir en chiffres et précisez si les taxes s'ajoutent.
3. Précisez l'effet sur les dates. Indiquez la nouvelle date de fin ou précisez que la date ne change pas.
4. Identifiez l'entente initiale. Précisez quelle entente est modifiée : la date de votre accord ou son identifiant d'enregistrement si elle est sur TrustChain.
5. Demandez un oui avant de commencer. Terminez par une phrase demandant au client de répondre oui. Envoyez la note et n'entamez les travaux supplémentaires qu'après avoir reçu ce oui.

Une note de changement à copier

La partie « Changes » du modèle de rénovation prévoit un devis avant les travaux supplémentaires, qui ne commencent qu'après confirmation écrite du client. Chaque modification est consignée dans une note distincte, sans changer le texte initial. Voici cette note, prête à envoyer par message ou e-mail. Remplissez tous les crochets.

« Modification de notre entente du [DATE OF THE FIRST AGREEMENT] : [WHAT IS ADDED OR REMOVED]. Le montant est de [EXTRA COST OR CREDIT] [PLUS TAX / TAX INCLUDED] et la date de fin passe du [OLD FINISH DATE] au [NEW FINISH DATE]. Tout le reste demeure conforme à notre entente. Répondez oui et je commencerai. »

Exemple rempli pour une salle de bain : « Modification de notre entente du 2 juin : ajouter un deuxième ventilateur de salle de bain et déplacer la prise à côté du meuble-lavabo. Le supplément est de 340 $ plus taxes et la date de fin passe du vendredi 12 juin au lundi 15 juin. Tout le reste demeure conforme à notre entente. Répondez oui et je commencerai. »

Si le changement retire des travaux, indiquez aussi l'avoir en chiffres pour que la facture finale ne laisse plus matière à désaccord. Pour un projet indépendant, la note est la même : nommez le nouvel élément ou la révision supplémentaire, son prix et son effet sur la date de livraison.

• Entente pour de petits travaux de rénovation ou de réparation: le modèle dont provient cette note, avec sa partie « Changes »

Quand le changement est convenu sur place ou au téléphone

De nombreux changements se décident dans la pièce concernée ou pendant un appel. Cela convient, à condition de les faire suivre d'une note. Envoyez-la le jour même, avec les mots utilisés par les deux parties, et demandez une réponse.

Si le client corrige la note, la version corrigée constitue le changement. S'il répond oui, vous disposez d'une modification écrite. S'il ne répond pas, vous avez tout de même une note datée de ce que vous avez compris, ce qui vaut mieux qu'un souvenir. Mais redemandez sa confirmation avant de commencer.

Attendez le oui avant d'entamer les travaux supplémentaires. Commencer d'abord, c'est risquer de transformer un service en supplément impayé.

Ne modifiez jamais l'original

Ne changez pas l'entente initiale, même pour la rendre plus propre. Si vous la modifiez, il en existe deux versions et personne ne peut montrer laquelle vous avez tous deux acceptée. Laissez-la exactement telle quelle et ajoutez chaque changement dans sa propre note datée.

Numérotez les notes au fur et à mesure : changement 1, changement 2. Gardez-les avec l'entente initiale, dans le même fil ou dossier, pour pouvoir lire tout le chantier dans l'ordre : l'entente initiale, puis chaque changement et le oui qui l'accompagne.

À la fin, la facture correspond à l'entente initiale plus les changements et chaque ligne supplémentaire renvoie à une note.

Comment le faire sur TrustChain

TrustChain n'a pas de bouton pour modifier une entente signée et le texte d'une entente ne peut pas être modifié après sa création. Un changement est une nouvelle entente courte distincte et la première reste exactement telle que vous l'avez tous deux signée.

Donnez-lui un titre explicite, par exemple « Changement 1 aux travaux de cuisine ». Dans Portée des travaux, commencez par l'identifiant de l'enregistrement initial : le code de huit caractères à la fin de son lien public et sur son certificat. Écrivez ensuite les cinq éléments. Invitez la même personne. Vous signez tous deux de la même manière, chacun après une vérification d'identité par Sumsub. La nouvelle entente reçoit son propre lien public après vos deux signatures.

Les deux enregistrements ne sont pas liés dans l'application. L'identifiant inscrit dans la nouvelle entente les relie, ce qui permet à toute personne détenant les deux de voir à quelle entente se rapporte le changement. Si vous avez ancré l'entente initiale, vous pouvez ancrer chaque changement de la même manière : chaque enregistrement du chantier aura sa propre empreinte datée sur Polygon. Avec le forfait Gratuit, chaque ancrage est un supplément payant. Chaque changement compte pour une entente dans le forfait du mois concerné.