Como registro uma alteração no trabalho por escrito?

As cinco partes de uma nota de alteração

Uma nota de alteração é uma mensagem curta sobre uma mudança, enviada antes de começar o trabalho extra. Ela não repete o serviço inteiro. Diz o que está diferente e remete ao acordo que modifica.

Cinco partes bastam, nesta ordem:

1. Diga o que muda. Descreva o trabalho acrescentado ou retirado, em palavras simples, e onde ele fica.
2. Informe um valor. Escreva o custo adicional ou abatimento em números e diga se os impostos são cobrados à parte.
3. Diga como as datas mudam. Escreva a nova data de conclusão ou diga que a data permanece igual.
4. Identifique o primeiro acordo. Diga qual acordo está sendo alterado: a data em que foi combinado ou seu ID de registro, se estiver no TrustChain.
5. Peça um sim antes de começar. Termine com uma linha pedindo que o cliente responda sim. Envie e só comece o trabalho extra depois que o sim chegar.

Uma nota de alteração para copiar

A seção «Changes» do modelo de reforma diz que o trabalho extra recebe orçamento antes e só começa após a confirmação escrita do cliente, e que cada alteração é registrada em uma nota própria sem editar o texto original. Esta é essa nota, pronta para enviar por mensagem ou e-mail. Preencha todos os colchetes.

«Alteração no nosso acordo de [DATE OF THE FIRST AGREEMENT]: [WHAT IS ADDED OR REMOVED]. O valor é [EXTRA COST OR CREDIT] [PLUS TAX / TAX INCLUDED], e a data de conclusão passa de [OLD FINISH DATE] para [NEW FINISH DATE]. Todo o restante continua como combinamos. Responda sim e eu começo.»

Preenchida, para um serviço no banheiro: «Alteração no nosso acordo de 2 de junho: adicionar um segundo exaustor no banheiro e mover a tomada ao lado da bancada. O valor é US$ 340 mais impostos, e a conclusão passa de sexta-feira, 12 de junho, para segunda-feira, 15 de junho. Todo o restante continua como combinamos. Responda sim e eu começo.»

Se a alteração retirar trabalho, escreva também o abatimento em números, para que não reste motivo de discussão na fatura final. Para trabalho autônomo, a nota é a mesma: identifique o novo item ou a rodada extra de revisão, seu preço e como muda a data de entrega.

• Acordo para pequena reforma ou reparo: o modelo de onde vem esta nota, com sua seção «Changes»

Quando a alteração é combinada no local ou por telefone

Muitas alterações são combinadas no próprio ambiente ou em uma ligação. Tudo bem, desde que venha uma nota depois. Envie no mesmo dia, com as palavras usadas por vocês, e peça uma resposta.

Se o cliente corrigir a nota, a versão corrigida passa a ser a alteração. Se responder sim, você tem a alteração por escrito. Se não disser nada, você ainda tem uma nota datada do que entendeu, melhor do que só uma lembrança, mas pergunte de novo antes de começar.

Espere o sim antes do trabalho extra. Começar primeiro é como um favor vira um extra não pago.

Nunca edite o original

Não altere o primeiro acordo, nem para deixá-lo mais organizado. Editar o original cria duas versões, e ninguém consegue mostrar com qual delas os dois concordaram. Deixe-o exatamente como estava e acrescente cada alteração em uma nota datada própria.

Numere as notas conforme surgirem: alteração 1, alteração 2. Guarde-as com o primeiro acordo, na mesma conversa ou pasta, para que o trabalho inteiro possa ser lido em ordem: o combinado inicial, depois cada alteração e o sim correspondente.

No fim, a fatura final é o primeiro acordo mais as alterações, e cada linha adicional remete a uma nota.

Como fazer no TrustChain

O TrustChain não tem botão para alterar um acordo assinado, e o texto de um acordo não pode ser editado depois de criado. Uma alteração é um novo acordo curto e separado, e o primeiro fica exatamente como ambos o assinaram.

Dê um título que diga o que ele é, por exemplo «Alteração 1 do serviço da cozinha». Em Escopo do trabalho, comece pelo ID do primeiro registro, o código de 8 caracteres no final do link público e no certificado, e depois escreva as cinco partes. Convide a mesma pessoa. Vocês dois assinam da mesma forma, cada um após uma verificação de identidade pela Sumsub, e o novo acordo recebe seu próprio link público quando ambos assinarem.

Os dois registros não são vinculados dentro do aplicativo. O ID escrito na alteração é o que os conecta, para que qualquer pessoa com os dois veja a qual acordo a alteração pertence. Se você ancorou o primeiro acordo, pode ancorar cada alteração da mesma forma, para que todos os registros do serviço tenham sua própria impressão digital datada na Polygon. No Gratuito, cada ancoragem é um extra pago. Cada alteração conta como um acordo no seu plano naquele mês.