O que um prestador de serviços deve registrar por escrito antes de começar?

1. Escopo: exatamente o que você vai fazer

Disputas em pequenos serviços costumam começar por algo que ninguém escreveu, não por algo mal escrito. Cinco linhas curtas cobrem as lacunas que causam a maioria delas: o que você vai fazer, quanto recebe e quando, como as alterações serão cobradas, quando termina e o que acontece se alguém desistir. Cada ponto pode ser uma frase enviada antes de pegar uma ferramenta.

O escopo é a lista dos trabalhos sob sua responsabilidade e, por consequência, do que não é sua responsabilidade. Um escopo vago é a fonte mais comum de «achei que isso estava incluído». Especifique as áreas, os materiais, quem fornece o quê e o que fica de fora.

Exemplo pronto para copiar: «Escopo: remover e substituir o revestimento acima da bancada da cozinha (aprox. 40 pés quadrados) por peças fornecidas pelo cliente, incluindo remoção, argamassa colante, rejunte e limpeza. Pintura, elétrica e hidráulica não estão incluídas.»

2. Preço e cronograma de pagamentos

A linha do preço informa o total, se os impostos estão incluídos e quando vence cada pagamento. Um cronograma ligado a etapas funciona para os dois lados: o cliente paga pelo trabalho que consegue ver, e você não financia todo o serviço com seu próprio dinheiro.

Exemplo pronto para copiar: «Preço: US$ 3.200 mais impostos. 30% (US$ 960) antes do início, 40% quando o revestimento estiver assentado e 30% na conclusão e vistoria. Pagamento por transferência eletrônica em até 2 dias de cada fatura.»

3. Regra para alterações

Uma regra para alterações estabelece como trabalho extra será aprovado e precificado antes de acontecer. Sem ela, cada «já que está aqui, pode também…» vira uma disputa na fatura final. A regra pode ser uma frase: nada fora do escopo começa antes que os dois lados confirmem o preço por escrito.

Exemplo pronto para copiar: «Alterações: qualquer trabalho fora do escopo acima terá orçamento separado e só começará após sua confirmação por escrito. Horas extras serão cobradas a US$ 65 por hora, mais materiais.»

4. Prazos

Os prazos abrangem a data de início, a previsão de conclusão e o que conta como atraso aceitável. Mau tempo, materiais em falta e impedimentos do cliente acontecem; diga como isso altera a data em vez de fingir que não vai ocorrer.

Exemplo pronto para copiar: «Cronograma: início na segunda-feira, 8 de junho; conclusão prevista para sexta-feira, 12 de junho. Atrasos por materiais em falta ou alterações do cliente adiam a conclusão pelo mesmo número de dias úteis.»

5. O que acontece se um dos lados desistir

A linha de encerramento diz o que será devido se o trabalho terminar antes da hora, por iniciativa de qualquer lado. Ela cobre trabalho realizado, materiais já comprados e qualquer adiantamento. Registrar isso enquanto todos estão de acordo é muito mais fácil do que negociar durante uma ruptura.

Exemplo pronto para copiar: «Se qualquer um de nós encerrar o trabalho antes da conclusão, o cliente pagará pelo trabalho realizado e pelos materiais comprados até aquela data, e qualquer adiantamento não utilizado será devolvido em até 7 dias.»

Uma mensagem é melhor do que nada, mas inferior a um registro assinado

Uma mensagem com essas cinco linhas já é um avanço real em relação a um aperto de mão. Ela mostra o que foi discutido e aproximadamente quando. Continue enviando; sempre é melhor do que o silêncio.

Uma mensagem tem três fragilidades como registro. Qualquer lado pode excluir sua cópia, editar uma captura de tela ou alegar que o texto mudou em uma mensagem posterior. O carimbo de tempo fica em um telefone controlado por uma das partes. E nada na mensagem comprova quem segurava o telefone quando ela foi enviada.

Um registro assinado fecha essas lacunas. Ambas as partes são identificadas, ambas assinam o mesmo texto final e nenhuma pode editá-lo depois. Ancore-o, e uma alteração posterior deixará de corresponder à impressão digital pública. É a diferença entre «é assim que me lembro» e «foi isso que nós dois assinamos».

Transforme as cinco linhas em um registro assinado

O TrustChain transforma as mesmas cinco linhas que você enviaria por mensagem em um registro assinado e datado. Os passos:

Depois da assinatura, qualquer parte pode baixar seu próprio registro, certificado e PDF em qualquer plano. Qualquer pessoa com o link público pode consultar o registro sem criar conta.

O TrustChain não decide quem tem razão. Se o registro foi ancorado, qualquer pessoa, em qualquer lugar, pode conferir sua impressão digital e data na Polygon em um explorador de blocos público. A possibilidade de exigir o cumprimento do acordo depende de onde você e seu cliente estão e do que combinaram; um profissional local é a pessoa certa para essa questão. O TrustChain torna o registro do acordo difícil de contestar; ele não cobra o dinheiro.

Comece no plano Gratuito em trustchain.biz: 1 acordo por mês, sem exigir cartão.

1. Crie o acordo, cole suas cinco linhas e convide a outra parte por e-mail.
2. Se ambos tiverem contas TrustChain, podem discutir as condições em uma conversa criptografada de ponta a ponta dentro do acordo. O texto é fixado quando o acordo é criado; se as condições mudarem, crie um novo acordo.
3. Ambas as partes verificam a identidade com documento com foto e selfie. Uma conta não verificada não pode assinar.
4. Ambas as partes assinam eletronicamente. Cada assinatura recebe uma entrada com data e hora no histórico de auditoria.
5. Se quiser, ancore o acordo assinado na Polygon: o TrustChain calcula a impressão digital e a grava em uma transação pública.